המאמר מוגש בחסות מ.ט.י חולון
עסקים קטנים נכנסים למשא ומתן עם גורמים שונים, לרוב, בציפייה שקשר זה יוביל למערכת יחסים ארוכת טווח. לשם כך, עליהם לנהל משא ומתן המושתת על הסכמה הדדית, שבו שני הצדדים מנצחים (win-win situation).
אך כידוע, בכל משא ומתן יש שני צדדים. אז כיצד נתנהל בצד שלנו וכיצד לקרוא את הצד השני על מנת שנגיע לשיתוף פעולה מוצלח? וכיצד לעבוד ביחד במהלך המשא ומתן כדי ששני הצדדים יצאו מנצחים?
הצד שלי: הכנה למשא ומתן
לפני שאתם מתחילים משא ומתן החליטו מה הן מטרותיכם ומה אתם מבקשים להשיג מהמשא ומתן. מה חשוב לכם ועל מה תהיו מוכנים להתפשר? מה הם הקווים האדומים שלכם והיכן תוכלו להתגמש? ברגע שתהיו מודעים לצרכים ולדרישות שלכם, תוכלו להתמודד ביתר קלות עם צרכיו ודרישותיו של הצד השני.
אל תזלזלו בצד השני, גם אם אתם חושבים שאתם חכמים או מנוסים יותר, הגיעו לשולחן הדיונים עם כבוד והערכה כלפי מי שעומד מולכם.
שפת גוף – על מנת ליצור פתיחות ואמון תוכלו להשתמש בשפת הגוף – בתור התחלה צרו קשר עין עם האדם שמולכם ובטאו מאור פנים. שבו בצורה נינוחה והימנעו משפת גוף המשדרת סגירות (שילוב ידיים, כיווץ הכתפיים, הבעת פנים אטומה או שלילית). רכנו מעט קדימה כדי ליצור תחושת קרבה ושיתוף.
במהלך המשא ומתן:
שפת גוף – שפת הגוף תוכל גם לשמש אתכם גם להעברת מסרים במהלך המשא ומתן: למשל, הרמת גבה או תנועת רתיעה קלה תצביע על חוסר הסכמתם או אי-נוחותכם עם הצעה שאינכם מסכימים לה. שימו לב לאיתותים של הצד השני, וקחו בחשבון שאולי גם הוא עושה שימוש בתקשורת לא מילולית.
דיבור – במהלך המשא ומתן דברו ברור, אל תמלמלו או תלחשו, דבר שיעיד על חוסר בטחון מצידכם, והימנעו גם מדיבור מונוטוני שעלול לשעמם את הצד השני. שמרו על קור רוח והימנעו מהתפרצויות והרמת קול.
אל תניחו הנחות – כאשר פועלים מתוך הנחה מסויימת, בעצם הופכים אותה לעובדה ופועלים על פיה אך אם תבקשו לאמת את ההנחה מול הצד השני – לעיתים תגלו שהדברים כלל אינם כפי שהם נראים.
שיתוף מידע – אנשים מצידו השני של השולחן אינם אויבים, מהם אתם צריכים להסתיר את תוכניות הקרב שלכם, ולכן אין צורך להגיע במצב של מגננה ולהסתיר מידע. חישבו על הצד השני כעל חלק מצוות שמנסה לפתור בעיה משותפת ונסו להגיע יחד לפתרון. ככל שיהיה לשני הצדדים יותר מידע, כך תגיעו מהר יותר לנוסחה האידיאלית.
נחישות – מותר להיות אסרטיביים אך יש להימנע מתוקפנות. הציגו את עמדותיכם בביטחון אך אל תנסו לכפות אותן על הצד השני. הפגינו נחישות אך לא קשיחות, הבהירו בסבלנות ובבהירות את התועלת ושביעות הרצון הצפויים לצד השני מביצוע העסקה.
רגשות – כל מצב שלנו וכל פגישה עם אנשים מעוררים אצלנו רגשות כאלה או אחרים, חזקים יותר או פחות אך תגובה אישית ורגשית מסיטה אותנו מחשיבה צלולה ומונעת מאיתנו להשיג את המקסימום. אם אתם מתקשים לנתק את רגשותיכם מהמשא ומתן, למשל, מאוד מתרגשים לנוכח הצעה שנראית לכם נפלאה ומוכנים מיד לקבל אותה או להיפך, מאוד כועסים בשל הצורה בה דברים נאמרו במהלך הדיון ובשל הכעס אתם עלולים לפספס הצעה שבבסיסה היא טובה, התייעצו עם אנשים אחרים לפני שאתם פועלים. דעתו האובייקטיבית של אדם אחר עשויה לאזן את נקודת מבטכם על המצב.
לקראת סגירה:
גם אם המשא ומתן מאוד מצליח וקיבלתם הצעה ראשונית מאוד מפתה, אל תקבלו אותה מיד. הצד השני עלול לחשוב שהוא היה יכול להצליח יותר, והדבר יגרום לו לפקפק בכדאיות העסקה. נסו לדחות את ההצעה הראשונה וכאשר בסופו של דבר תאמרו "כן", הוא ירגיש שהשיג את המירב מהעסקה שביצעתם.
בנוסף, אף כי אנו מדברים כאן על שיתוף פעולה, אל תעשו ויתורים חד-צדדיים. בכל פעם שאתם מוותרים על דבר אחד, בקשו מהצד השני לתת דבר אחר, אחרת אתם שמים את עצמכם בעמדת נחיתות ומאפשרים לצד השני לדרוש יותר.
הצד שלו: הכנה למשא ומתן
השיגו כמה שיותר מידע על הצד השני: מי הוא האיש ומה תפקידו בחברה או בעסק, במה העסק שלו מתמקד בדיוק, באיזה מצב נמצא העסק או מה מקומה של החברה בשוק. עם מי החברה עובדת או עבדה בעבר וכו'. מידע על מצבו וצרכיו של הצד השני, על חולשותיו וחוזקותיו יעניקו לכם יתרון משמעותי ויאפשרו לכם מרחב תמרון.
בררו גם את מניעיו וצרכיו של הצד השני בהקשר הספציפי של המשא ומתן שלכם: מהם צרכיו של הצד השני? מהם האילוצים שלו? אילו אופציות נוספות עומדות לפניו? השליטה במידע זה תאפשר לכם למצוא פתרונות יצירתיים. וככל שתדעו עליו יותר, כך יגדלו הסיכויים שלכם לקבל תוצאות טובות יותר.
נסו למצוא האם יש מכנה משותף ביניכם לבין הצד השני. גם כאן, בדקו מהו הרקע של האדם השני? אם הוא בא מאותו רקע שלכם, תוכלו להתייחס לבעיה ולהציגה מאותה נקודת מבט אך אם הרקע שלכם שונה לחלוטין, תצטרכו אולי להציג אותה מפרספקטיבה שונה. למשל, אתה כבעל עסק הרואה את התמונה הכללית הכוללת היבטים כלכליים, ניהוליים, סביבתיים וכו' ואתה יושב מול מנהל מחלקה שמתעניין רק בטיב המוצר ובתועלת שלו.
שפת גוף – בדקו מה הוא קוד הלבוש של האדם או החברה מולו אתם יושבים לשולחן הדיונים. הקפידו על לבוש שיהלום את המקום בו מתקיימת הפגישה ואת האנשים שתפגשו. זאת על מנת ששני הצדדים יוכלו לפנות אחד לשני כאל שווים.
במהלך המשא ומתן:
השגת מידע – שאלו שאלות פתוחות גם כדי ליצור תחושת התעניינות ואמפטיה וגם על מנת להשיג מידע נוסף. הדבר יצור פתיחות ויחסוך לך את הצורך להתבסס על הנחות.
זהו את המגבלות והקשיים של הצד השני – אנשים נוטים להתחמק או להפגין תוקפנות כשהם נקלעים למצב לא נוח, דבר שעלול להקשות על המשך המשא ומתן. נסו להבין מה מרתיע אותו ודחו לשלב מאוחר יותר נושאים אלה.
נסו להביא את הצד השני לכך שהוא יעלה את הצעתו ראשון. כך תוכלו לראות מאיזו עמדה הוא יוצא ולאן הוא מכוון ורוצה להגיע. כך תוכלו לגלות גם מה רמת ציפיותיו או דרישותיו. ייתכן שהוא יבקש פחות ממה שתכננתם להציע.
הצד שלנו: סגנון המשא ומתן
האם אתם עומדים להיכנס למשא ומתן עם יריב תחרותי וחסר רחמים ששואף לנצח על חשבונך? או שלפניכם אדם המעוניין למצוא פתרון שיהיה טוב לשני הצדדים? אם זהו המפגש הראשון שלכם עם הצד השני, נסו לברר עם אנשים אחרים מהו סגנון המשא ומתן שלו כדי שתהיו מוכנים.
נסו להגדיר בסיס משותף למשא ומתן – הראו לצד השני שיש לכם מטרה משותפת ולא תחרות. הדגישו את התחומים בהם רואים תועלת הדדית ונסו להתמקד קודם בהם.
אל תנסו לגשת קודם כל לנושאים הקשים והבעייתיים. יש אנשים הנוטים לגשת קודם כל לבעיה הגדולה בדעה שאם יפתרו אותה, כל השאר ילך בקלות, אולם מה שקורה בדרך כלל הוא ששני הצדדים אינם מצליחים לעבור את השלב הזה ונוצר תיסכול המונע המשך דיונים או שיתוף פעולה. הדבר הטוב ביותר לעשות הוא להתחיל דווקא עם הנושאים הפחות מהותיים, עליהם קל יותר לשאת ולתת ולהגיע להסכמה. תוך כדי כך תיבנה מערכת יחסים טובה המבוססת על הסכמות אשר תאפשר התמודדות טובה יותר, על בסיס הבנה ואמון עם הבעיות הקשות יותר.
הקשיבו – הדבר הכי חשוב שהרבה פעמים אנחנו שוכחים לעשות זה פשוט – להקשיב. תוכלו לגלות מה הן דרישותיו של הצד השני, מאיפה הן נובעות, מה הוא יודע ומה הוא מחפש. זהו מידע שלא יסולא מפז. אח"כ תדעו טוב יותר מאיפה לגשת למשא ומתן, אילו נקודות להדגיש ובמה להתמקד.
התייחסו בכבוד לעמדות של הצד השני. הקשיבו לדבריו באמפטיה גם אם אינכם מסכימים איתו והימנעו מויכוחים שעלולים להביא את המשא ומתן למבוי סתום.
אל תמהרו לדחות הצעות שמעלה הצד השני. שמעו את ההצעה עד סופה, יתכן שעוד משפט אחד היה מוסיף מידע חשוב ומשנה את התמונה מבחינתכם. קחו זמן לשקול את ההצעה, אולי בדיקה מדוקדקת יותר תגלה עוד יתרונות (או חסרונות) שלא חשבתם עליהם בלהט הפגישה.
תמיד היפרדו בידידות וברוח טובה, גם אם לא השגתם מה שרציתם. לעולם אינכם יכולים לדעת לאן יתגלגלו הדברים
מתוך עצמאי בשטח כתבה נטע חורש
