המאמר מוגש בחסות מ.ט.י חולון
כל בעל עסק, כמו גם כל אדם פרטי עם מחשב, נזקק היום למגוון תוכנות בסיסיות כמו כתיבת מסמכים, שמירת טלפונים והכנת מצגות, שלא להזכיר דברים מורכבים יותר כמו בניית אתרי אינטרנט, גיבוי ושמירה וכו'.
ההפתעה היא שאין צורך להוציא הון תועפות על קניית התוכנות שיעזרו לנו לבצע את הפונקציות האלה. בשוק קיימות היום תוכנות רבות איכותיות ובטוחות וחינמיות לחלוטין!
לפניכם המדריך המלא למציאת תוכנות אלה עם קישורים רלוונטים.
קודם כל, אתם בודאי שואלים את עצמכם למה שיחלקו לנו תוכנות חינם? הן בטח לא שוות הרבה, או שהן גירסה ראשונית ומנצלים אותנו למציאת באגים. אז זהו, שלא.
עם התפתחות הטכנולוגיה נוצרו שני מודלים עסקיים בתחום התוכנה: רישיון חופשי (Freeware) ורישיון שיתופי (Shareware). הרישיון החופשי מאפשר לחברה לחלק את התוכנה שלה בחינם בתמורה לבדיקת יציבות התוכנה (גרסאות בתה) כמו שעשו חברת מיקרוסופט עם הנגן החדש שלהם – גרסה 11 ועם הגלשן IE7, כמו גם לעורר תיאבון לתוכנה עם תוכנות בסיסיות, כאשר השדרוג למלוא הפונקציות עולה כסף, כמו בתוכנות מבית CUTE.
במאמר זה ננסה לסקור תוכנות שימושיות לעסק הקטן המחולקות בחינם באינטרנט.
מערכת הפעלה
מערכת הפעלה היא הבסיס המחבר בין התוכנות השונות לבין החומרה (החלקים הפיזיים) של המחשב. רוב שוק המחשבים האישיים נשלט ע"י מערכות הפעלה WINDOWS XP, וגם אנחנו נמליץ על גרסת HOME (למרות שהיא עולה כסף…). חשוב לדעת שישנן מערכות הפעלה חינם מצוינות כגון LINUX ו- SUSE, הדורשות קצת יותר ידע מהמשתמש הפשוט ולכן התמיכה בהם יותר מורכבת, אם כי יציבה יותר ברוב המקרים.
חלק רחב של מחשבי מותג, כגון של חברת HP ו- IBM, ורוב המחשבים הניידים הקיימים היום בשוק, מגיעים עם מערכת הפעלה OEM, כלומר החברה מקבלת את התוכנה במחיר מוזל. כדאי להשוות לפני קניית מחשב האם זה כולל גם את מערכת ההפעלה.
תוכנות משרדיות
הפעילות העיקרית של העסק מרוכזות בחבילת תוכנות המוכרת בשם MS-OFFICE הכוללת את התוכנות הבאות: WORD ,EXCEL, OUTLOOK, POWER POINT .
מחקר שביצעה חברת מיקרוסופט בעולם העלה ש- 90% מהמשתמשים בתוכנות OFFICE מכירים פחות מ 5% מיכולות התוכנה.
אם אתם נמנים על ה 90% האלה כדאי לכם לבדוק את חבילת ה OPEN OFFICE הכוללת כתבן, גיליון אלקטרוני, ועורך מצגות (בגרסת 2.0.3 יש גם תיקון שגיאות לעברית). אם עדיין לא השתכנעתם לשדרג, כדאי לדעת שמשרד האוצר (של מדינת ישראל, אלא מה?) מימן את הפיתוח של התוכנה ומתכוון להעביר את משרדי הממשלה לשימוש שוטף של התוכנה.
אפשרות נוספת הקיימת רק בתוכנת OPEN OFFICE היא האפשרות ליצור מסמכי PDF ישירות מתוך הכתבן. מסמכי PDF אינם ניתנים לשינוי ע"י המקבל אלא רק לקריאה ע"י ACROBAT READER כאשר במקביל, התוכנה ליצירת מסמכי PDF עולה 1,200$…
אולם, בין אם אתם משתמשים בתוכנת OPEN OFFICE או MS-OFFICE, מומלץ להיכנס לאתר של חברת מיקרוסופט כאן ולהוריד משם אלפי דוגמאות של הצעות מחיר, קטלוגים, מצגות ואיורים חינם ובעברית.
גם תוכנת OUTLOOK EXPRESS כלולה כחלק מהממשק של WINDOWS XP וכוללת ספר טלפונים מלא וממשק לשליחת וקבלת אי-מיילים. עוד על כך בהמשך, בסעיף תקשורת.
תקשורת:
העולם העסקי המודרני מבצע התקשרויות באיכות ובכמות פי 40 מאשר לפני 20 שנה ולכן על העסק המודרני להיות זמין כל הזמן. רובנו בעלי תיבת דואר אלקטרוני אחת לפחות אך כדי לבדוק את תיבת הדואר יש צורך להיכנס לאתר של המפעיל כגון WALLA או HOTMAIL וכדי לקבל את המיילים ישירות למחשב בזמן אמת יש לרכוש חבילה מורחבת בכסף.
שרות נחמד וישראלי של אתר INTER MAIL מאפשר לפתוח תיבת דואר ענקית של 5 ג'יגה ומאפשרת להגדיר את תוכנת הדואר האלקטרוני להורדת הדואר הנכנס (פרוטוקול POP3 ) ישירות למחשב. כמו כן היא מספקת אפשרות סינון מצוינת של דואר זבל, ספר טלפונים ולוח שנה – וכל זה כאמור, חינם.
לאלה מביניכם שעדיין עובדים עם פקס, ניתן להוסיף בחבילות השרות של WINDOWS XP גם שרת פקס ישירות מתוך המחשב, אשר מנהל את כל הפקסים הנכנסים והיוצאים תוך חיסכון עצום בנייר ודיו על כל מבצע פרסומי של חופשה לים המלח…
אפשרות מעניינת שקיימת בשרת פקס, לאחר הגדרה קצרה, הוא לשלוח לרשימת תפוצה של לקוחותיכם עלון מידע בלחיצת כפתור תוך יצירת עלון הפונה אישית לכל לקוח – מה שנקרא מיזוג דואר, הן בהדפסה, בדואר אלקטרוני או בעזרת שרת הפקס גם בפקס רגיל.
אחד הכלים המתפתחים בתחום התקשורת הוא ה- VOIP המיצג התקשרות קולית על גבי האינטרנט. התוכנה הנפוצה ביותר היום היא SKYPE התומכת במלואה בעברית והיא כוללת מצלמה ושיחות טלפון בין משתמשי התוכנה בחינם ובאיכות גבוהה. אם אתם בעלים של אתר אינטרנט, קיים תוסף לאתר המאפשר ללקוחות אשר מותקנת אצלם התוכנה להתקשר אליכם ישירות ע"י לחיצה על הכפתור שנוסף לכם באתר.
ואם ללקוח אין SKYPE ? קיימת תוכנה חינם בשם Sirlook (לצערי, כרגע רק באנגלית) המאפשרת יצירת צ'ט אישי עם הגולש תוך שמירת ההתכתבות ומענה למספר לקוחות בו זמנית.
עיצוב
ואם באתר אינטרנט עסקינן, ניתן להקים היום אתר בחינם ובאיכות גבוהה תוך שימוש בתוכנה כגון PUBLISHER (שהיא, אומנם, איננה בחינם) בלי לדעת מילה בשפת האינטרנט HTML. אתר לדוגמא שנבנה על טהרת ה- PUBLISHER
רוצים עיצוב מיוחד? ניתן לעצב תמונות במהירות וביעילות ע"י תוכנה חינמית The GIMP (הזמינה רק באנגלית) ולערוך סרטונים והקלטות ע"י Moviemaker הכלולה בחבילת התוכנות של WINDOWS XP
כדי לצפות ולהאזין בכל סוגי הסרטים והמוזיקה – קיים נגן חינם שנכתב ע"י מספר סטודנטים בשם VIDEO LAN או בקיצור VLC.
אבטחה:
אבטחה בעסק יכולה להיות עניין מסובך ויקר, אך עם תוכנת SKYPE המוגדרת בין שני מחשבים או ע"י תוכנת ממסר אחרת ניתן לצפות בכל מה שקורה בחדר השני ע"י מצלמת אינטרנט פשוטה ובחינם, כמו גם להקליט את הנצפה ע"י תוכנת AMCAP החינמית והמצוינת.
לאבטחה של הגלישה והחיבור לאינטרנט מומלץ להתקין את תוכנת SPYBOOT S&D שניתן להוריד מכאן ומנקה (לאחר עדכון!!!) מעל 40,000 מרגלים וסוסים טרויאניים.
בנושא הוירוסים יש אסכולות שונות בקרב טכנאי המחשבים ואני ממליץ על AVG בגרסה החופשית שלה, הנותנת מענה לרוב הבעיות, אלא אם הלקוח מעוניין להיכנס לאתרים "מעניינים", וכאן נדרשת הגנה חזקה יותר.
גיבוי:
הגיבוי הוא הכרח בכל עסק להבטחת פעילות שוטפת כאשר האפשרות הנפוצה היא עדיין גיבוי חיצוני על גבי קלטות או דיסקים לצריבה.
אפשרות מומלצת החוסכת הון וכאב ראש היא גיבוי על גבי FTP המהווה מעין כונן קשיח הנמצא בשרת מרוחק ומבטיח גיבוי מלא של הנתונים, גם אם תחסם הגישה הפיזית לעסק בעקבות פריצה וכד'. הגיבוי המרוחק יכול להתבצע ע"י התוכנה SMART FTP, בגרסה החדשה 2.0 ומאפשר לנהל תיקיות, ממש כמו במחשב הרגיל. שטח אחסון מתחיל במחיר של 48 ₪ ל 100 MB לחבילה הבסיסית כמו שמפורסם כאן ומקומות רבים נוספים.
מתוך עצמאי בשטח גמליאל פרץ
